Privatlivspolitik

A/S Motortramp

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan A/S Motortramp (”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger.

1 DATAANSVARLIG

Den juridiske enhed, som er den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, er:

A/S Motortramp

Stensbyvej 52

4773 Stensved

CVR-nr. 31747279

Email: jro@motortramp.dk

Telefon: +45 24 47 65 49

2 BESKRIVELSE AF BEHANDLINGSAKTIVITETER

Nedenfor har vi redegjort for vores behandlingsaktiviteter.

2.1 Jobansøgere

2.1.1 Formål

Når du sender os din jobansøgning og dokumenter tilknyttet hertil, såsom CV, anbefalinger eller andet, behandler vi personoplysninger om dig for at kunne håndtere din ansøgning og vurdere, om vi kan tilbyde dig ansættelse hos os.

2.1.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, emailadresse, adresse, telefonnummer, uddannelseshistorik, eksamensresultater, nuværende og tidligere ansættelser, kvalifikationer og kompetencer, referencer og øvrige oplysninger i ansøgning, CV eller eventuelle andre dokumenter tilknyttet hertil.

2.1.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig eller fra referencer, som du har givet os dit samtykke til at kontakte.

2.1.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.f, hvor vores legitime interesse er at kunne håndtere både din ansøgning og dokumenterne tilknyttet hertil for at kunne vurdere, om vi kan tilbyde dig ansættelse hos os.

Hvis vi behandler almindelige personoplysninger om dig, som vi indsamler ved at kontakte dine referencer, sker dette på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR art. 6.1.a.

2.1.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

2.1.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt dine personoplysninger i seks måneder efter, at ansættelsesprocessen er afsluttet.

Vi kan dog indhente dit samtykke til at opbevare dine personoplysninger i længere tid. Hvis du giver dit samtykke hertil, opbevarer vi oplysningerne i to år efter ansættelsesprocessens afslutning.

Hvis du bliver ansat hos os, opbevares dine personoplysninger generelt i fem år fra tidspunktet for din ansættelses ophør, medmindre der af særlige grunde er behov for at opbevare disse oplysninger i længere tid.

2.2 Personaleadministration

Når du er ansat hos os, behandler vi personoplysninger om dig for at kunne administrere dit ansættelsesforhold.

Behandlingsaktiviteterne, som vi foretager i den forbindelse, er beskrevet i det følgende.

2.2.1 Administration af personalemappe 2.2.1.1 Formål

Vi behandler personoplysninger om dig i din personalemappe for både at kunne registrere og dokumentere dit ansættelsesforhold.

2.2.1.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse, fødselsdato, køn, civilstatus samt oplysninger om kontaktperson i nødstilfælde, herunder navn og telefonnummer.

Oplysninger til brug for lønudbetalinger og andre udbetalinger i form af registrerings- og kontonummer, oplysninger om løn, pension, forsikring, ferie, bonus, andre fordele samt eventuelle oplysninger relateret til lønforhandlinger.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger i jobansøgning, CV og ansættelseskontrakt, oplysninger om både nuværende og tidligere ansættelser, stilling, referencer, uddannelse, eksamensresultater, kvalifikationer, kompetencer, træning, sygefravær, andet fravær, orlov, advarsler, ansættelsesmæssige reaktioner samt ansættelses- og fratrædelsestidspunkt.

2.2.1.3 Kilder

Vi kan indsamle disse personoplysninger direkte fra dig og fra tredjeparter, herunder dine referencer, Borger.dk og SKAT.

2.2.1.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.b., når behandlingen er nødvendig for at opfylde din ansættelseskontrakt, mens vores behandling sker på grundlag af GDPR art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet.

Når vi behandler dine personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.f, er vores legitime interesse at kunne administrere din ansættelse og udøve vores ledelsesret.

2.2.1.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

2.2.1.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysningerne, der er relateret til din ansættelse og indeholdt i din personalemappe, i fem år fra din ansættelses ophør, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

2.2.2 Håndtering af generelle forhold relateret til ansættelsen 2.2.2.1 Formål

Vi behandler personoplysninger om dig for at kunne håndtere generelle forhold relateret til din ansættelse. Dette omfatter vores kommunikation med dig, opfølgning på og håndtering af eventuelle anmodninger relateret til din ansættelse samt udøvelsen af vores ledelsesret i relation til din ansættelse.

2.2.2.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse og fødselsdato.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger i jobansøgning, CV og ansættelseskontrakt, oplysninger om både nuværende og tidligere ansættelser, stilling, referencer, uddannelse, eksamensresultater, kvalifikationer, ansættelses- og fratrædelsestidspunkt samt tidsregistrering, herunder ferie, sygefravær, andet fravær, orlov og arbejdstid.

2.2.2.3 Kilder

Vi kan indsamle disse personoplysninger direkte fra dig og fra tredjeparter, herunder dine referencer.

2.2.2.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.b., når behandlingen er nødvendig for at opfylde din ansættelseskontrakt, mens vores behandling sker på grundlag af GDPR art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet.

Når vi behandler dine personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.f, er vores legitime interesse at kunne håndtere forhold relateret til din ansættelse hos os, udøve vores ledelsesret samt sikre driften af vores virksomhed.

2.2.2.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, som vi er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til.

2.2.2.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysningerne i fem år fra din ansættelses ophør, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

2.2.3 Udbetaling af løn, pension og andre fordele 2.2.3.1 Formål

Vi behandler personoplysninger om dig for at udbetale din løn, pension og andre fordele, herunder feriebetalinger.

2.2.3.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse og fødselsdato.

Oplysninger til brug for lønudbetalinger og andre udbetalinger i form af registrerings- og kontonummer, oplysninger om løn, pension, forsikring, ferie, bonus, andre fordele, skatteoplysninger samt eventuelle oplysninger relateret til lønforhandlinger.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger i ansættelseskontrakt og oplysninger om tidsregistrering, herunder ferie, sygefravær, andet fravær, orlov og arbejdstid.

Herudover behandler vi dit CPR-nummer.

2.2.3.3 Kilder

Vi kan indsamle disse personoplysninger direkte fra dig og fra tredjeparter, herunder offentlige myndigheder, såsom SKAT.

2.2.3.4 Behandlingsgrundlag

Når vi udbetaler din løn, pension og andre fordele, behandler vi dine personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.b, da det er nødvendigt for at opfylde din ansættelseskontrakt.

Vi behandler dit CPR-nummer på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da vi er retligt forpligtede til at opbevare det i henhold til bogføringsloven og til at videregive det til offentlige myndigheder, herunder SKAT.

2.2.3.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, og finansielle institutioner, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S) samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Danske Bank A/S, Høgsbro+ ApS samt dit pensionsselskab.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, som vi er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til, og eventuelle andre tredjeparter, hvis det er nødvendigt. Dette kan omfatte SKAT, FerieKonto, faglige organisationer og ATP.

2.2.3.6 Opbevaring

Vi opbevarer disse personoplysninger i det indeværende regnskabsår plus fem år i henhold til bogføringsloven.

I tilfælde af en tvist om f.eks. udbetaling af løn eller lignende opbevarer vi generelt de omfattede oplysninger i 10 år efter, at sagen er afsluttet.

Vi opbevarer dine personoplysninger relateret til vores feriebetalinger til dig i 10 år efter den 15. november efter udløbet af den pågældende ferieafholdelsesperiode, som feriebetalingerne vedrører.

2.2.4 Medarbejderudvikling og arbejdspladsforbedring 2.2.4.1 Formål

For at sikre medarbejderudvikling og forbedring af arbejdspladsen behandler vi i forbindelse med udførelsen af evalueringer dine personoplysninger.

2.2.4.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn og emailadresse.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger om stilling, kvalifikationer, kompetencer, feedback samt tidsregistrering, herunder sygefravær, andet fravær, orlov og arbejdstid.

2.2.4.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig.

2.2.4.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, når behandlingen er nødvendig for overholdelsen af arbejdsretlige forpligtelser i bl.a. lovgivning vedrørende arbejdsmiljø, mens vores behandling sker på grundlag af GDPR art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet.

Når vi behandler personoplysningerne på grundlag af GDPR art. 6.1.f, er vores legitime interesser at kunne sikre udviklingen af vores medarbejdere og at kunne forbedre forholdene for vores medarbejdere.

2.2.4.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

2.2.4.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysningerne i fem år fra afslutningen af vores evaluering, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

2.2.5 Bogføring og indberetning til offentlige myndigheder 2.2.5.1 Formål

Vi behandler personoplysninger om dig for at opfylde vores retlige forpligtelser i henhold til bogføringsloven og lovgivning om indberetning til offentlige myndigheder, herunder SKAT.

2.2.5.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse, fødselsdato og stilling.

Oplysninger til brug for lønudbetalinger og andre udbetalinger i form af oplysninger om løn, pension, forsikring, ferie, bonus, andre fordele, skatteoplysninger samt tidsregistrering, herunder sygefravær, andet fravær, orlov og arbejdstid.

Herudover behandler vi dit CPR-nummer.

2.2.5.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig.

2.2.5.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.c, når vi opbevarer dem i henhold til bogføringsloven og videregiver dem til offentlige myndigheder, herunder SKAT, da vi er retligt forpligtede hertil.

Tilsvarende opbevarer vi dit CPR-nummer i henhold til bogføringsloven og videregiver det til offentlige myndigheder, herunder SKAT, på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da vi er retligt forpligtede hertil.

2.2.5.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, eksterne rådgivere i form af revisorer samt finansielle institutioner, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S) samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Høgsbro+ ApS.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, som vi – som nævnt – er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til, og eventuelle andre tredjeparter, hvis det er nødvendigt. Dette omfatter SKAT og FerieKonto.

2.2.5.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysninger i bogføringsmateriale og indberetninger til offentlige myndigheder i det indeværende regnskabsår plus fem år i henhold til bogføringsloven.

I tilfælde af en tvist med dig om f.eks. udbetaling af løn eller lignende, vil vi generelt opbevare de omfattede personoplysninger i 10 år efter afslutningen af sagen.

2.3 Tvister

2.3.1 Formål

I tilfælde af en tvist med dig behandler vi personoplysninger om dig for at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende og/eller forsvare et retskrav.

2.3.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål kan vi behandle en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Kontaktoplysninger og generelle oplysninger i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse og fødselsdato.

Oplysninger til brug for lønudbetalinger og andre udbetalinger i form af registrerings- og kontonummer, oplysninger om løn, pension, forsikring, ferie, bonus, andre fordele, skatteoplysninger samt eventuelle oplysninger relateret til lønforhandlinger.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger i jobansøgning, CV og ansættelseskontrakt, oplysninger om både nuværende og tidligere ansættelser, stilling, uddannelse, eksamensresultater, kvalifikationer, kompetencer, ansættelses- og fratrædelsestidspunkt samt tidsregistrering, herunder ferie, orlov, sygefravær, andet fravær og arbejdstid.

Oplysninger relateret til tvisten i form af oplysninger om hændelsesforløbet, i korrespondance vedrørende tvisten samt i eventuelt andet materiale vedrørende tvisten, der indeholder personoplysninger om dig.

Vi kan også behandle dit CPR-nummer.

Herudover kan vi behandle følsomme personoplysninger om dig i form af helbredsoplysninger og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

2.3.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig.

2.3.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige og følsomme personoplysninger på grundlag af henholdsvis GDPR art. 6.1.f og art. 9.2.f. Vores legitime interesser er at kunne fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende og/eller forsvare et retskrav samt at sikre nødvendig dokumentation.

Herudover kan vi behandle dine almindelige og følsomme personoplysninger på grundlag af databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, når det er nødvendigt for at overholde vores eller dine arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller kollektive overenskomster.

Hvis det er relevant, behandler vi dit CPR-nummer på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. lovens § 7, stk. 1, og GDPR art. 9.2.f, da det er nødvendigt for at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende og/eller forsvare et retskrav.

2.3.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores leverandører, herunder IT- og supportleverandører, eksterne rådgivere i form af advokater og revisorer samt finansielle institutioner, som vi samarbejder med, og som assisterer os.

Videregivelserne kan navnlig ske til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S) samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Topdanmark A/S samt Høgsbro+ ApS.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder og eventuelle andre tredjeparter, hvis det er nødvendigt. Dette kan omfatte nævn og domstole.

2.3.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysninger relateret til en tvist i 10 år efter afslutningen af sagen, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

2.4 Arbejdsskader

2.4.1 Formål

I tilfælde af en arbejdsskade behandler vi personoplysninger om dig for at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende og/eller forsvare et retskrav relateret til den pågældende arbejdsskade. Dette retskrav kan være vores og/eller dit.

2.4.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med dette formål kan vi behandle en række almindelige personoplysninger om dig. Det drejer sig om:

Oplysninger til brug for lønudbetalinger og andre udbetalinger i form af registrerings- og kontonummer, oplysninger om løn, pension, forsikring, bonus, andre fordele, skatteoplysninger samt eventuelle oplysninger relateret til lønforhandlinger.

Oplysninger relateret til ansættelse og præstation i form af oplysninger i CV og ansættelseskontrakt, oplysninger om både nuværende og tidligere ansættelser, stilling, uddannelse, kvalifikationer, kompetencer, ansættelses- og fratrædelsestidspunkt samt tidsregistrering, herunder sygefravær, andet fravær, orlov og arbejdstid.

Oplysninger relateret til arbejdsskaden i form af oplysninger om hændelsesforløbet, i korrespondance vedrørende arbejdsskaden og i eventuelt andet materiale vedrørende arbejdsskaden, der indeholder personoplysninger om dig.

Vi kan også behandle dit CPR-nummer.

Herudover kan vi behandle følsomme personoplysninger om dig i form af helbredsoplysninger og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

2.4.3 Kilder

Vi kan indsamle disse personoplysninger direkte fra dig eller fra dit og/eller vores forsikringsselskab.

2.4.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige og følsomme personoplysninger på grundlag af henholdsvis GDPR art. 6.1.f og art. 9.2.f. Vores legitime interesse er at kunne varetage vores og dine interesser samt rettigheder og forpligtelser i forhold til den pågældende arbejdsskade, herunder at sikre nødvendig dokumentation.

2.4.5 Modtagere

Videregivelserne kan navnlig ske til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S) samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Danske Bank A/S, Topdanmark A/S samt Høgsbro+ ApS.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder og eventuelle andre tredjeparter, hvis det er nødvendigt. Dette kan omfatte nævn og domstole.

2.4.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysninger relateret til en arbejdsskade i 30 år efter den skadevoldende handlings ophør, medmindre der foreligger særlige grunde til at opbevare oplysningerne i længere tid.

2.5 Hverv som bestyrelsesmedlem

2.5.1 Formål

Når du udpeges som et bestyrelsesmedlem hos os, behandler vi en række personoplysninger om dig for at kunne håndtere og administrere forhold relateret til både bestyrelsen og bestyrelsens virke, udbetale honorar og opfylde vores retlige forpligtelser i henhold til bl.a. selskabsloven, bogføringsloven og lovgivning om indberetning til SKAT.

2.5.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, emailadresse, telefonnummer, adresse, bankoplysninger i form af registrerings- og kontonummer, oplysninger om honorar og tillæg, skatteoplysninger, oplysninger relateret til din udpegning til bestyrelsen i form af oplysninger i CV, referencer, uddannelseshistorik, kvalifikationer, tidligere og nuværende bestyrelseshverv og tiltrædelsestidspunkt samt eventuelle oplysninger, der registreres eller gives som led i varetagelsen af hvervet, herunder oplysninger om fremmøde, oplysninger i regnskaber og bemærkninger under eller i relation til bestyrelsesmøder.

Herudover behandler vi dit CPR-nummer.

2.5.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig og eventuelt fra de referencer, som vi har modtaget fra dig.

2.5.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.b samt til dels art. 6.1.f og art. 6.1.c.

Vores behandling sker på grundlag af art. 6.1.b, når behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde aftalen om dit bestyrelseshverv, mens vores behandling sker på grundlag af art. 6.1.f, når dette ikke er tilfældet.

Når vi behandler dine personoplysninger på grundlag af art. 6.1.f, er vores legitime interesse at kunne håndtere og administrere forhold relateret til dit hverv som bestyrelsesmedlem og sikre en effektiv ledelse og administration af vores virksomhed.

Herudover behandler vi dine almindelige personoplysninger på grundlag af art. 6.1.c, når vi registrerer dem i det Centrale Virksomhedsregister (CVR), opbevarer dem i henhold til bogføringsloven samt videregiver dem til SKAT, da vi er retligt forpligtede hertil.

Vi indsamler dit CPR-nummer, registrerer det i CVR, opbevarer det efter bogføringsloven og videregiver det til SKAT på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da vi er retligt forpligtede hertil.

2.5.5 Modtagere

Videregivelserne kan navnlig ske til vores IT-leverandører, Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S), Admincontrol Danmark A/S samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Danske Bank A/S, Høgsbro+ ApS samt dit pensionsselskab.

Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, herunder SKAT og CVR (Erhvervsstyrelsen), som vi er retligt forpligtede til at indberette visse oplysninger til, og eventuelle øvrige tredjeparter, hvis dette er nødvendigt.

2.5.6 Opbevaring

Vi opbevarer alene dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opnå de formål, der er nævnt ovenfor.

Vi opbevarer generelt personoplysningerne i fem år fra det tidspunkt, hvor du udtræder af bestyrelsen, medmindre der af særlige grunde er behov for at opbevare oplysningerne i længere tid.

Endvidere opbevarer vi generelt personoplysninger i bogføringsmateriale i det indeværende regnskabsår plus fem år i henhold til bogføringsloven.

Registreringer i CVR ændres ved udtræden af bestyrelsen. Historiske data kan dog ikke slettes i CVR.

2.6 Administration af aktionærforhold

2.6.1 Formål

Vi behandler personoplysninger om vores aktionærer for at administrere aktionærforholdet, herunder udbetale udbytte.

2.6.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, bankoplysninger i form af registrerings- og kontonummer samt oplysninger om dine aktier i vores virksomhed.

Vi behandler også dit CPR-nummer.

2.6.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig.

2.6.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6.1.f, og vores legitime interesse er at kunne administrere aktionærforholdet, herunder udbetale udbytte.

Vi behandler dit CPR-nummer på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. lovens § 7, stk. 1, og GDPR art. 9.2.f, da det er nødvendigt for at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende og/eller forsvare et retskrav.

Herudover opbevarer vi dit CPR-nummer i henhold til bogføringsloven og videregiver det til SKAT på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, da vi er retligt forpligtede hertil.

2.6.5 Modtagere

Videregivelserne kan navnlig ske til Microsoft Ireland Operations Limited og DanLøn (Danske Lønsystemer A/S) samt deres respektive underdatabehandlere.

Dine personoplysninger vil også blive videregivet til Danske Bank A/S, dit pengeinstitut og – som nævnt ovenfor – SKAT.

2.6.6 Opbevaring

Vi opbevarer generelt personoplysninger i bogføringsmateriale i det indeværende regnskabsår plus fem år i henhold til bogføringsloven.

Ved salg af aktierne i vores virksomhed opbevarer vi generelt personoplysningerne i det indeværende regnskabsår plus fem år, medmindre der af særlige grunde er behov for at opbevare oplysningerne i længere tid, f.eks. grundet en tvist.

2.7 Kundekendskabsprocedurer

2.7.1 Formål

Når vores samarbejdspartnere og leverandører skal udføre kundekendskabsprocedurer i henhold til hvidvaskloven, behandler vi personoplysninger om vores ledelsesmedlemmer og reelle ejere til brug for opfyldelsen af disse krav.

2.7.2 Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med ovenstående behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, oplysninger, der fremgår af et billede af dit pas, kørekort eller tilsvarende dokumentation, fødselsdato, nationalitet, arbejdssted samt stilling.

Vi behandler også dit CPR-nummer.

2.7.3 Kilder

Vi indsamler disse personoplysninger direkte fra dig.

2.7.4 Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på grundlag af GDPR art. 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kunne videregive disse oplysninger til den pågældende samarbejdspartner eller leverandør for at gøre denne i stand til at opfylde sine retlige forpligtelser i henhold til hvidvaskloven.

2.7.5 Modtagere

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores IT- og supportleverandører. Det drejer sig navnlig om Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

Herudover vil vi – som nævnt ovenfor – videregive personoplysningerne til den pågældende samarbejdspartner eller leverandør, der skal udføre kundekendskabsprocedurer i henhold til hvidvaskloven. Disse samarbejdspartnere og leverandører kan f.eks. være pengeinstitutter, leasingselskaber, advokater, revisorer eller andre omfattede aktører.

Samarbejdspartnerne og leverandørerne kan bl.a. være Danske Bank A/S, Nykredit A/S, Nordea Bank AB og Skandinaviska Enskilda Banken AB (SEB).

2.7.6 Opbevaring

Vi opbevarer personoplysningerne, indtil oplysningerne er videregivet til den pågældende samarbejdspartner eller leverandør, hvorefter oplysningerne generelt slettes.

3 PLIGTMÆSSIG INFORMATION

Personoplysninger, der er nødvendige for udførelsen af behandlingsaktiviteterne nævnt i denne privatlivspolitik, er obligatoriske. Det er derfor påkrævet, at vi modtager disse oplysninger, da vi ellers ikke er i stand til at administrere dit ansættelsesforhold, bestyrelseshverv og/eller aktionærforhold eller at sikre overholdelsen af retlige forpligtelser.

4 OVERFØRSLER TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS

Som led i behandlingsaktiviteterne, der er gennemgået ovenfor, kan vi overføre personoplysninger til tredjelande, dvs. lande uden for EU/EØS, når vi anvender databehandlere og underdatabehandlere i tredjelande. Det er særligt tilfældet i relation til vores brug af Microsoft Ireland Operations Limited og Microsoft Ireland Operations Limiteds underdatabehandlere.

Vi behandler som udgangspunkt og i videst muligt omfang personoplysninger inden for EU/EØS, men i visse tilfælde kan vi bl.a. modtage support og lignende bistand fra underdatabehandlere beliggende i tredjelande. I disse tilfælde gør vi os betydelige bestræbelser på at sikre de omfattede oplysninger bedst muligt.

Tredjelandene, som vi kan overføre personoplysninger til, er:

• USA (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen for så vidt angår alle modtagere certificeret under EU-U.S Data Privacy Framework)

• Canada (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen for så vidt angår alle modtagere omfattet af den canadiske Personal Information Protection and Electronic Documents Act)

• Storbritannien (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen)

• Australien

• Indien

• Singapore

• Serbien

• Israel (afgørelse om tilstrækkeligheden af landets beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen)

• Kina

Hvis EU-Kommissionen ikke har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet i det pågældende tredjeland (se ovenfor), overfører vi de omfattede personoplysninger på grundlag af EU-Kommissionens vedtagne standardkontraktbestemmelser i henhold til GDPR art. 46.

Såfremt du ønsker en kopi af disse standardkontraktbestemmelser, er du velkommen til at sende os en email på jro@motortramp.dk med en anmodning herom.

5 DINE RETTIGHEDER

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.

• Du har også ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

• Når behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Tilbagekaldelsen vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.

• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og til at få transmitteret disse personoplysninger direkte til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt (dataportabilitet).

• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på GDPR art. 6.1.f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.

• Hvis vi behandler dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring, har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Du kan gøre brug af de nævnte rettigheder ved at sende en email til jro@motortramp.dk, hvori du oplyser, hvilke(n) rettighed(er) du ønsker at gøre gældende.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde, da det beror på omstændighederne forbundet med behandlingsaktiviteten.

Sidst opdateret: Marts 2024 og forelagt bestyrelsen i Motortramp på møde 9.april 2024